Guía de usuario
Lanzar una promoción con cupón
Al final de esta guía, quien se conecte al WiFi de tu venue va a recibir por correo un cupón único con su código QR, y tú vas a poder ver cuántos se usaron de verdad. Unos 20 minutos la primera vez, 5 las siguientes.
Antes de empezar necesitas dos cosas: una red WiFi ya dada de alta con portal guest —la que pide correo para conectarse— y los códigos que va a repartir la promoción. Los códigos pueden ser tuyos, de tu punto de venta, o los generamos nosotros; el paso 2 cubre los dos casos.
Cómo funciona, en una frase
La persona se conecta al WiFi y deja su correo. Nosotros tomamos un código del inventario, se lo apartamos solo a ella y se lo mandamos por correo con un QR. Lo muestra en la caja, se lo canjean, y tú marcas ese código como usado. Cada paso deja rastro, así que al final sabes cuántos cupones se repartieron y cuántos terminaron en una venta.
El correo es la validación. Si alguien pone un correo falso, el cupón rebota y no llega. Por eso esta mecánica da registros de mejor calidad que un QR en pantalla: el incentivo solo se cobra si el correo existe.
1 Crea la promoción
Entra a 🔐 Bóveda en el panel de tu venue y usa ＋ Nueva promoción.
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Nombre | Lo lee la persona en su correo. Que se entienda solo: «2x1 en cerveza — Final de temporada», no «Promo Q3» |
| Quién emite los códigos | Dos opciones: importados, si te los pasa tu punto de venta o tu patrocinador, o generados aquí. Cambia solo de dónde salen los códigos; el resto del flujo es idéntico |
| Descripción / instrucciones de canje | Va en el correo, debajo del QR. Aquí es donde le dices dónde y hasta cuándo: «Muéstralo en la caja del puesto oficial. Válido solo hoy.» Si esto queda vago, la queja llega a la caja, no a ti |
| Alcance | La sede, si tienes varias. Es organizativo — no decide a quién se le manda; eso lo hace el paso 3 |
| Vigencia hasta | Opcional. Sale impresa en el cupón para que nadie discuta la fecha en la caja |
| Alerta si quedan < | Cuántos códigos disponibles quedan antes de que el panel te avise. Ponlo en el 10 % de tu lote: te da tiempo de cargar más antes de que se acabe a media noche |
Cómo verificas que quedó
La promoción aparece en la lista de la Bóveda con la etiqueta activa. Todavía no reparte nada: no tiene códigos y no está asociada a ninguna red.
2 Cárgale los códigos
En la tarjeta de la promoción recién creada tienes las dos formas, una junto a la otra.
Si los códigos te los dieron
Pégalos en el recuadro grande, uno por línea o separados por coma. Puedes pegar la columna del archivo tal como te la mandaron; no hace falta limpiarla. Los que ya existieran se omiten y el panel te dice cuántos fueron, así que volver a pegar el mismo archivo es seguro: no duplica nada.
Si quieres que los generemos
Pon la cantidad y un prefijo corto —el nombre de tu venue, la promoción— y
dale a Generar. Salen con la forma PREFIJO-XXXXX, con un alfabeto que no incluye
letras y números que se confunden a mano (nada de O contra 0, ni I contra 1). Eso importa
cuando alguien tenga que teclear el código porque el escáner no leyó.
Si quien te da los códigos prefiere mandarlos solo
Hay una tercera vía: tu patrocinador o tu punto de venta puede depositar sus lotes directamente, sin que nadie pegue nada en el panel. Le das una llave con el permiso de inventario y él empuja los códigos desde su sistema. Reenviar el mismo lote no duplica nada, y la respuesta le dice cómo quedó el inventario — así sabe si mandar más sin preguntarte.
Es lo que conviene cuando los códigos los emite alguien más y se acaban a media noche. Cómo se le da esa llave.
Cómo verificas que quedó
El funnel de la promoción muestra el total en Cargados y el mismo número en Disponibles. Si Disponibles salió menor que Cargados, parte del lote ya estaba adentro.
3 Asóciala a la red WiFi
Este es el paso que se olvida. Crear la promoción y cargarle códigos no la reparte. Mientras no la conectes a una red, nadie recibe nada — y el panel se ve perfectamente bien, con la promoción en verde y el inventario lleno.
Ve a Redes, edita la red del portal guest y elige Portal Guest. Al hacerlo aparece el recuadro de la promoción; escógela ahí.
Tres cosas que conviene saber de esta pantalla, porque explican casi todos los «no me está llegando»:
- Cada red reparte una sola promoción: la suya. No hay una promoción general que entre si esta falla. Sin asociación, no se manda nada.
- Si la promoción está en pausa, tampoco cae a otra. La red simplemente no manda cupón esa noche.
- El Portal Protegido no reparte cupones, ni las redes corporativas con contraseña por persona, ni la opción de «solo conectar». Los cupones son para el portal guest, donde hay un correo real de por medio.
Cómo verificas que quedó
En la lista de redes, la red guest muestra 🎟️ con el nombre de la promoción. Si dice «Cualquier correo» sin el 🎟️, no quedó asociada.
4 Pruébalo tú, antes del evento
Es el único paso que no se puede saltar. Conéctate a la red desde tu teléfono con un correo tuyo que no hayas usado antes en ese venue, y sigue el flujo completo como si fueras un invitado.
Qué tienes que ver
- La pantalla de éxito del portal te dice que te mandamos tu cupón.
- El correo llega en segundos, con el código en texto y un botón.
- El botón abre una página con el QR grande, listo para mostrar en la caja.
- En el funnel, Asignados subió a 1 y Disponibles bajó en 1.
Un cupón por persona, no por conexión. Si te reconectas cinco veces con el mismo correo, sigues teniendo un solo cupón — el mismo. Es a propósito, y es lo que evita que una persona vacíe el inventario.
Como efecto secundario: para volver a probar necesitas otro correo. Ten dos o tres a la mano el día que configures esto.
En Android, esa página del cupón ofrece además guardar la tarjeta del cliente en Google Wallet, y en iPhone descargar el pase. Vale la pena que lo pruebes también: una vez guardada, la tarjeta es un canal directo a la pantalla de bloqueo de esa persona, sin app y sin pedirle el teléfono.
5 Lee el funnel durante el evento
La tarjeta de la promoción tiene siete casillas. De izquierda a derecha son el viaje completo del cupón.
| Casilla | Qué cuenta |
|---|---|
| Cargados | Todo el inventario que le metiste |
| Disponibles | Los que todavía no son de nadie. Cuando llega a cero, deja de repartir |
| Asignados | Todos los que alguna vez se repartieron — incluidos los ya usados |
| Entregados | El correo llegó de verdad a la bandeja. No es lo mismo que «enviados» |
| Abiertos | La persona vio su cupón: abrió el correo, le dio clic, o abrió la página del QR |
| En tarjetas | Cuántos traen esta promoción puesta en su tarjeta de Wallet ahora mismo |
| Canjeados | Los que terminaron en una venta. Es el número que le importa a quien paga el descuento |
La caída entre Entregados y Abiertos te dice si el asunto del correo funciona. La caída entre Abiertos y Canjeados te dice si la oferta funciona, o si la caja está poniendo trabas.
«Liberado» no es «canjeado», y la diferencia cuesta dinero
Un cupón que salió del inventario puede terminar de dos maneras muy distintas:
Un código se libera solo en dos casos: a esa persona le llegó una promoción más nueva encima, o tú terminaste la promoción. Pausarla no libera nada — una pausa se puede reanudar y los cupones repartidos siguen siendo válidos.
Contar los liberados como canjes pondría tu tasa de canje en 100 % y haría que quien financia el descuento aparte dinero para cupones que nadie usó. Por eso son dos números distintos y el funnel los muestra aparte. Cuando le reportes resultados a un patrocinador, el número es Canjeados.
Los tres avisos debajo del funnel
| Aviso | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| ✉️ correos rebotaron | El correo no existe o estaba lleno. Ese cupón no llegó | Nada, y es buena señal: es el filtro trabajando. Ese correo queda fuera de envíos futuros |
| ↩️ códigos liberados | Se repartieron y nadie los usó | Repórtalos como no usados a quien te dio el inventario. Reciclarlos es decisión suya |
| ⚠️ intento de canje rechazado | Alguien intentó canjear un código que estaba liberado o que nunca se entregó | Si este número crece, investiga. Significa que del otro lado circulan códigos que no deberían: un lote reenviado, una lista vieja, o alguien adivinando |
6 Registra los canjes
Cuando el evento termina, pide al comercio la lista de códigos que aceptó y pégala en Códigos canjeados, en la tarjeta de la promoción. Acepta uno por línea, separados por coma, o la columna del archivo tal cual.
Si tu punto de venta está integrado con nosotros, este paso no existe: los canjes entran solos conforme ocurren. Así se integra.
Cómo verificas que quedó
El panel te contesta con el desglose: cuántos se marcaron, cuántos ya estaban marcados y cuántos se rechazaron. Canjeados sube en el funnel.
Volver a pegar la misma lista no infla el número. Un código ya canjeado se cuenta como repetido, no como canje nuevo. Si no estás seguro de haber pegado todo, pega de más.
Y si aparecen rechazados, no los fuerces. Un rechazo es información: dice que la caja aceptó un código que nunca debió estar vivo. Es más barato averiguar por qué ahora que descubrirlo cuando cuadres el gasto.
7 Cierra la promoción
Cuando ya no quieras repartir más, tienes dos botones y no hacen lo mismo:
| Botón | Qué pasa | Cuándo |
|---|---|---|
| ⏸ Pausar | Deja de repartir. Los cupones ya entregados siguen siendo válidos y se pueden canjear | Se acabó el evento pero la gente todavía va a pasar a canjear. También si quieres frenar el gasto un rato y reanudar después |
| Terminar | Deja de repartir y libera todos los cupones que nadie usó. No se puede deshacer | Cuando ya nadie va a canjear. Es lo que cierra la cuenta: a partir de ahí los números del funnel son definitivos |
En los dos casos, descarga antes el CSV de códigos con el botón de la tarjeta. Es tu respaldo del inventario y la lista de validación que le pasas al comercio.
Qué sale mal, y por qué
«Lancé la promoción y nadie recibe nada»
Revisa en este orden, que es el de frecuencia:
- La promoción no está asociada a la red. Es el motivo en la gran mayoría de los casos. Redes → la red guest debe mostrar 🎟️ con el nombre de la promoción.
- La promoción está pausada. Una promoción pausada no reparte, y no cae a otra.
- La red no es de portal guest. El Portal Protegido y las redes corporativas nunca reparten cupones.
- Se acabaron los códigos. Mira Disponibles en el funnel.
- Estás probando con un correo que ya usó su cupón. Un cupón por persona: prueba con otro correo.
«Rebotaron muchos correos»
Un puñado de rebotes es normal y es la mecánica funcionando. Muchos, no: revisa si el portal está pidiendo el correo de una forma que invite a inventarlo —sin explicar que ahí llega el cupón—. La frase que más ayuda es decir antes de pedirlo que el cupón llega por ahí.
«Se acabaron los códigos a media noche»
Puedes cargar más en cualquier momento sin tocar nada más: pega el lote nuevo y la promoción sigue repartiendo. Para que no vuelva a pasar, sube el umbral de Alerta si quedan <.
«El número de intentos rechazados está subiendo»
Alguien está presentando en la caja códigos que no deberían estar vivos. Las causas habituales son un lote viejo que se volvió a mandar, una lista impresa de otro evento, o una caché del punto de venta. Empieza por preguntarle al comercio qué lista está usando para validar, y compárala con el CSV de esta promoción.
«El patrocinador dice que los números no cuadran»
Casi siempre es Asignados contra Canjeados. Asignados es cuántos cupones se repartieron; Canjeados es cuántos costaron dinero. La diferencia no es un error: es la gente que se llevó su cupón y no lo usó. Si necesitas explicarlo en una junta, el número de liberados es exactamente esa cifra, ya contada.
Y después
Si esto funcionó, el siguiente paso natural es el Fan Pass: en vez de un cupón por evento, la persona guarda una tarjeta permanente que acumula puntos en cada compra, y tú le puedes mandar la promoción siguiente a su pantalla de bloqueo sin pedirle el teléfono. Esa guía está en camino; mientras tanto, aquí está de qué se trata.